Upravljajte ubicama vremena: kako da sve dobro funkcioniše u beauty centru?

Ako bi duh iz čarobne lampe mogao da nam ispuni želju, većina nas bi od njega verovatno tražila da ima više sati dnevno. Čak i uz bogatstvo alata za produktivnost koji su danas dostupni, upravljanje vremenom i odugovlačenje su i dalje česte borbe kako u našem ličnom tako i u profesionalnom životu. Kao manager tima, upravljanje vremenom bi trebalo da bude deo vaših soft skils, ili mekanih veština. Omogućava vam da imate kontrolu nad svojim poslom, a ne da on kontroliše vas.

Međutim, duboko ukorenjene navike ne nestaju brzo – loše navike teško umiru. Ponekad to može biti dugotrajan proces, ali ako je upravljanje vremenom veština, to znači da ga možete naučiti i sigurno možete promeniti svoj način razmišljanja i načina na koji funkcionišete. Ako možete vi, moćiće i vaš tim. Ako ste organizovani i usredsređeni, vaše osoblje možda neće biti kompletno usklađeno, ali na ovaj način ostavićete manje šanse da se pojave teško premostivi izazovi.

Toliko ste zauzeti  da ne znate odakle početi

Priča koju ćete čitati je istinita. Iako o tome često ne govorimo otvoreno, stres i anksioznost povezani sa lošom organizacijom vremena i odugovlačenjem pogađaju daleko više ljudi nego što mislimo. 

To je obično kad odugovlačenje preuzme maha: lakše ili druge stvari odvraćaju nas od bitnih ciljeva.  Da li je Netflix već postao vaš najbolji prijatelj? Izgrađujete zonu komfora i tokom godina je lako pasti u naviku koja vam ne dozvoljava da se suprotstavljate stvarnim problemima.

Neželjeni efekti odlaganja mogu uključivati…

Osećaj  stresa, preplavljenost obavezama, prestrašenost ili čak okamenjenosti, blokade

Osjećaj kao da je sve prioritet

Osećaj manjka  efikasne komunikacije

Raditi sve u poslednjem minutu

Potreba za donošenjem efikasne odluke

Fokusiranje na kratkoročnu, a ne dugoročnu strategiju

Uglavnom, nalazite se u gašenju vatre, umesto da budete proaktivni, zbog čega sve postaje emocionalno, a ne praktično.

„Toliko imam posla da ne znam odakle da počnem. Um mi se prazni svaki put kad pogledam laptop, pa završim sa pranjem. To mogu da kontrolišem! „To je ono što mi je klijent rekao tokom konsultacija. Tako se bojim donošenja „pogrešne“ odluke da ne bih ništa ni radila. 

 Čarobna reč bila je – i jeste – kontrola. Obično, kada smo preplavljeni, to je zato što smo izgubili neku vrstu kontrole, što takođe objašnjava zašto naše emocije onda prelaze preko svega. Naročito krivica – krivica za to što ne radimo, nismo posvećeni ili ne postižemo dovoljno. Možemo biti tako naporni prema sebi!

Ako se prepoznate u bilo čemu od ovih stvari, želimo da vas uverimo. Stvorili ste operativni beauty centar i njime upravljate. Dobro urađeno!

Rešavanje problema

Da bismo vam vratili određenu kontrolu i smanjili nivo stresa, treba raditi smo na dve stvari: utvrđivanju  dve stavke: budžeta i vaših prioriteta (upravljanje vremenom).

Proračunavanje je u srži svakog posla i omogućava vam da znate šta možete, a šta ne možete sebi da priuštite. To će vas ohrabriti, a  analiziranje rada centra omogućiće vam da razumete gde možete rasti i šta vam ne pomaže u boljem poslovanju. S druge strane, upravljanje vremenom mora postati deo vas. A puno toga ima veze sa sprovođenjem promena u vašim navikama. Upravljanje vremenom vam omogućava da osetite kontrolu i procenite šta je pravi prioritet, a šta može da sačeka – šta će doneti promenu u poslovanju vašeg beauty ili spa centra.

Budite strpljivi 

Zapamtite ovo: Rim nije sagrađen za jedan dan. Nekada je potrebno i više od šest meseci rada na sebi i kontroli vremena da biste došli do željenih rezultata. Budite strpljivi prema ovom procesu; možete jesti slona samo u malim komadićima.

7 ključnih procesa upravljanja vremenom za profesionalca u beauty  industriji

Voleli bismo da vam kažemo da je upravljanje vremenom jednostavno kao isključivanje telefonskih i e-mail poruka. Posvetite punu pažnju zadatku i fokusirajte se na to samo sat ili dva. Nazalost, i vi znate kao i ja da postoji i više od toga.

Onog trenutka kada shvatite da nikada nećete dovršiti svoju listu obaveza, biće trenutak kada ćete se osećati bolje zbog toga. Sve je u upravljanju tim spiskom zadataka. Radi se o preuzimanju kontrole nad onim što možete da kontrolišete i prepuštanju okolnostima onih stvari koje ne možete. Glavna stvar je da ste juče radili svoj posao. Danas je drugi dan! 

Zato vam danas predstavljamo 7 ključnih procesa za upravljanje vremenom: 

1. Učinite upravljanje vremenom prioritetom

Potrebno je bilo od 21 do 66 dana da formirate naviku,  da krenete u realizaciju vašeg novog ponašanja, da stavite podsetnike u svoju kancelariju, kalendar ili dnevni red. Postavite očekivanja od osoblja i pokušajte da ne budete uvek vi ta osoba koja ispravlja greške. Isprobajte nove strategije za brzo vraćanje nazad ukoliko pokleknete u svom novom ponašanju. 

2. Centralizujte i organizujte  sve svoje spiskove

Na bilo kojem mediju koji želite, centralizujte sve svoje zadatke u listu sa dva stupca. Koristite jednu kolonu za opterećenje posla, a drugu za lična pitanja. Gledanje šire slike pomoći će vam da pronađete vreme i za privatan život, i vreme za postizanje što ugodnije ravnoteže između posla i života. Što više knjiga ili beleški imate, manje produktivni postajete. Moć jednog uvek deluje!

3. Koristite kalendar dvostruko više nego sada

Možete li zamisliti da vodite posao bez plana? Verovatno ne. Plan treba da imate i za vaše dnevne zadatke. Nabavite sebi kalendar (mogli biste koristiti Google kalendar) i dodajte mesečne sastanke tima, pojedinačne sastanke, mrežne događaje itd.… Ako to učinite  unapred, znaćete kada treba da se pripremite i za šta. Bez obzira da li ste izvan centra ili ne, sastanci tima bi se ipak trebali održati sa menadžerom, što vam daje samo još jedan razlog da prethodno popunite svoj kalendar. Neka vam postane navika da planirate svoje obaveze  najmanje na kvartalnom nivou.

4. Nedeljnu noć ili ponedjeljak ujutro posvetite identifikovanju svojih ciljeva i ažuriranju svoje liste obaveza

Bistra glava je produktivnija. Posvetite sat ili dva pre nego što vaša nedelja počne da daje nešto jasnije oko svojih ciljeva i prioriteta. Ažurirajte listu i odvojite malo vremena da razmislite o onome što se dogodilo prošle nedelje. Da li ste postigli ono što ste planirali?

5. Postavite prioritete

Kada ste zauzeti, razmišljanje o širokim zadacima kao što je „marketing“ ili „zapošljavanje“ čini se kao prioritet. Dodelite broj kvadrata svakom vašem specifičnijem zadatku na vašoj listi obaveza.

K1 Hitno / Važno (uradite to sada): gašenje požara poput kriza, zapošljavanje kad nemate dovoljno osoblja itd.

K2 Nehitni / Važni (zakažite ih): stvari poput pisanja priručnika za procedure, naručivanja zaliha, umrežavanja.

K3 Hitno / Nevažno (delegirati ih ili umanjiti ih): telefonski pozivi, ažuriranje društvenih medija … sve što zaista možete delegirati 

K4 Nehitni / nevažni (uklonite ih): gubitke vremena i trivijalni zadaci

Preopterećenost? Započnite gledanjem kalendara; ovo će vam ukazati šta je najnužnije. Zatim identifikujte vaša dva glavna / važna prioriteta. Rešite ih odmah. Na ovaj način se organizujte i pomerajte svoju listu.

6. Vežbajte pisanje ideja

Kako se krećete kroz nedelju, zapišite sve nove zadatke koji vam padnu na pamet. Oslobodiće vaš mozak od stresa i anksioznosti. Kada radite svoje nedeljno ažuriranje, uzmite ono što je najnužnije i najvažnije sa liste i delegirajte šta možete.

7. Upravljajte ubicama vremena

Vremenske ubice dolaze u različitim oblicima: kupac koji nikad ne odlazi, terapeut koji vam govori o svom noćnom izlasku, neplaniranim / nestrukturiranim (a samim tim i neproduktivnim) sastancima, Instagram skrolovanje itd. To morate eliminisati. Vizualizacija šta biste radili sa dodatnim vremenom može vam pomoći da napravite te promene.

Granice i upravljanje očekivanjima

Razmislite o svojim danima. Da li radite iz kancelarije? Radite kod kuće poslovno 1 ili 2 dana u nedelji? Često vas ometa osoblje koje ulazi u vašu kancelariju? Ili možda delite svoje vreme na 2 ili 3 lokacije?

Šta možete da postavite u svom radu kako biste omogućili da sve puca od produktivnosti? Dozvolite nam da vam damo primer. 

Ukoliko imate politiku otvorenih vrata usmerite  očekivanja tima objašnjavajući im da će svaki dan nekoliko sati biti šal na vašim vratima. Osim ako nije nešto mnogo hitno, taj šal  ukazuje da ne želelite da vas uznemiravaju. Tih par sati omogućiće vam da se usredsredite na svoje dnevne prioritete i postanete izuzetno efikasni.

Odvojite malo vremena da razmislite o ovome, stvorite granice sa svojim osobljem i upravljajte ljudima sa kojima radite na taj način da vaša produktivnost ne trpi. Uradite to počev od vašeg osoblja, preko dobavljača i  klijenata.